Interview Karin Horsman
‘We zijn gelijk heel flexibel gaan werken’
Hoe zijn de eerste ervaringen met de pilot activiteitgericht huisvesten op het Bestuursbureau aan het Rapenburg 70 nu de verbouwing achter de rug is? Karin Horsman, directeur Strategie en Academische Zaken over verbouwen en flexibel werken.
“Midden in coronatijd vond onze verbouwing plaats. Verbouwd volgens een prachtig eindontwerp, maar de belangrijkste vraag lag nog open: hoe flexibel wilden we nu echt zijn? Daar lagen twee voorstellen voor: in het eerste krijgt iedereen een eigen bureau en als een medewerker er niet is, kan een collega gebruik maken van dat bureau. Verder zijn er veel overleg- en stilteplekken om flexibel te werken. In het tweede voorstel lag de focus echt op flexibel werken. Geen vaste werkplekken en eigen bureaus meer en verder ook veel overleg- en stilteplekken. Uit onze ervaring bleek dat mensen voornamelijk achter hun bureau zitten om in stilte te kunnen werken. Andere activiteiten zoals bellen kunnen ook elders plaatsvinden – dat hoeft niet per se achter je bureau.
Concept uitproberen
De meningen waren verdeeld: een deel van de medewerkers wilde graag flexplekken, een deel eigen plekken en een deel was het om het even. En toen kwam corona. Slechts zo’n twintig procent van onze werknemers is vanaf eind september weer op de afdelingen van het Bestuursbureau in de B-vleugel aan het werk gegaan. Dat betekende dat we veel ruimte hadden om het concept van volledig flexibel werken uit te proberen. Daarnaast heeft iedereen een eigen toetsenbord en muis en kunnen medewerkers op elk bureau hun eigen laptop aansluiten. De kamers die in het begin van de gang liggen zijn in gebruik als werkkamer waar je rustig kunt werken, en achterin liggen de overlegkamers en het secretariaat. Daar is dus meer reuring.
Geen eigen plek
Je mag gaan zitten waar je wilt, maar in de praktijk zien we dat veel mensen toch hechten aan hun eigen plek. Dat hangt bijvoorbeeld samen met de kastjes waarin iedereen een eigen plank heeft voor het toetsenbord en de muis. Ook zijn er mensen die de voorkeur geven aan een bepaalde inrichting – op de kamers hangen mooie foto’s van Leiden – en die graag in die specifieke kamer gaan zitten. Toen we gedeeltelijk terug mochten, heb ik ervoor gekozen om de verschillende teams te mixen, die verandering helpt om flexibeler te werken. Als we allemaal weer aan het werk zijn, zal het zich moeten uitwijzen in welke mate mensen dat ook gaan doen. Natuurlijk zijn er altijd medewerkers die hier kritisch tegenover staan en graag een eigen plek willen. Daar zal ik het gesprek mee aangaan, maar ik wil ook niet dat mensen ongelukkig naar hun werk gaan.
Open en modern
Over het algemeen zijn de mensen van onze afdeling heel blij met het resultaat. Nu zijn we ook een afdeling met veel positieve energie en waar we al veel overleggen. Ik ben wel benieuwd hoe dit concept uitpakt bij afdelingen waar mensen het grootste gedeelte van de dag achter hun bureau zitten. Onze gang is nu heel transparant en open, en dat zorgt ervoor dat we elkaar beter weten te vinden. Ook de grauwe kleuren zijn verdwenen en het lichte en moderne interieur zorgt ervoor dat iedereen hier met een heel fijn gevoel naartoe gaat. We hebben al een paar keer met een kleine afvaardiging vergaderd en we ervaarden hoe prettig die ruimte is, met een groot presentatiescherm en fijne stoelen.
Hybride vergaderen
Iets waar we geen rekening mee hadden gehouden is dat er als gevolg van corona veel meer online vergaderd wordt. Dat kan natuurlijk prima vanuit huis, en ik geloof ook dat dat meer zal gebeuren, maar daar zal ook op de afdeling meer gebruik gemaakt van gaan worden. Daar moet wel plek voor zijn. Ook het hybride vergaderen moeten we nu sneller onder de knie krijgen. Daarvoor hebben we meer ervaring en de juiste tools nodig. Hopelijk kunnen we daar binnenkort mee oefenen. Medewerkers kijken uit naar het moment dat ze op deze mooie plek weer aan het werk kunnen!”