Verhuizen naar de Mendelweg
‘Het is inpakken en wegwezen’
In het Snelliusgebouw loopt een ISSC-medewerker naar zijn werkkamer. Hij is er al weken niet geweest, maar nu heeft hij volgens een opgesteld rooster een paar uur om zijn kamer op te ruimen. Eén doos voor zijn persoonlijke eigendommen, de rest gaat in de opslag. “Wie weet tot over een paar weken!” roept hij bij het verlaten van het gebouw naar Martijn Delmeer, service manager van het
ICT Shared Service Centre (ISSC).
“Er is vanwege de coronacrisis nog een hoop onzeker, maar we gaan verhuizen. Dat staat vast”, legt Delmeer uit. Het ISSC is nu nog gehuisvest in het Snelliusgebouw en er staat een fikse verbouwing op stapel. Als een van de pilotprojecten van het universiteitsbrede programma ‘Activiteitgericht Huisvesten’ wordt het nieuwe gebouw volgens die principes ingericht. Maar voor het zover is, gaat het ISSC eerst een paar maanden naar een tijdelijke locatie aan de Mendelweg, naar een gebouw van het bedrijf Regus.
Oefenen
De verhuizing is inmiddels in volle gang. Op 2 juni is de grote verhuizing en op 8 juni begint de verbouwing. De computers en dozen met persoonlijke bezittingen staan klaar om naar de tijdelijke locatie aan de Mendelweg gebracht te worden. Projectmanager Vivian de Gier van Huisvestingsadviesbureau Marts Projecten: “We hebben het concept ‘Activiteitgericht Huisvesten’ al grotendeels toegepast in het ontwerp van de tijdelijke huisvesting aan de Mendelweg. Zo kunnen de werknemers alvast wennen aan het nieuwe werken als voorbereiding op hun nieuwe omgeving.”
Geen vaste werkplek
In de voorbereiding daarnaartoe is er een werkgroep in het leven geroepen met een zo breed mogelijke vertegenwoordiging vanuit het ISSC. Delmeer: “De werkgroep heeft over alle keuzes meegedacht: van de inrichting van de werkplekken en de indeling van het pand tot het type laptop.” Belangrijk criterium was dat het geen grote open kantoortuin zou worden. Hoe ziet dat er dan in de praktijk uit? “In het nieuwe huisvestingsconcept hebben de meeste mensen geen eigen werkplek meer. Er komen afgescheiden ruimtes (‘zones’), waar verschillende teams van maximaal acht mensen zitten”, legt Delmeer uit. “Ook het managementteam krijgt een eigen ruimte, maar geen vast bureau. Daarnaast komen er drie vergaderruimtes en enkele kleinere overlegkamers. In totaal zijn er dus meer groepsruimtes. Iedereen heeft een eigen mobiele telefoon en een laptop gekregen en krijgt een locker voor persoonlijke spullen”, vult De Gier aan.
Thuiswerken als het kan
Bijzonder aan het nieuwe concept is dat werknemers meer vanuit huis gaan werken. Delmeer: “We hebben met elkaar afgesproken dat een werknemer twintig procent van zijn tijd thuis mag werken als de leidinggevende daarmee akkoord gaat en het werk het toelaat.” Er zijn op de tijdelijke locatie aan de Mendelweg ook al minder werkplekken dan er werknemers zijn. “Dat zal in het begin best wat afstemming vragen”, aldus Delmeer.
Eerst verhuizen
Maar nu eerst verhuizen. Regus heeft de ruimte waar het ISSC komt te zitten helemaal verbouwd. Zo zijn er glazen wanden geplaatst en alles is gestript. Het is een lichte ruimte geworden, met wit meubilair en een donkerblauwe vloerbedekking. De Gier: “Als wij eruit zijn, is het zeker ook geschikt voor een andere organisatie die flexibel wil werken.”
‘Het is de meest bijzondere verhuizing die ik ooit heb meegemaakt.’
Anticiperen
Veel medewerkers zijn benieuwd of zij ook op de tijdelijke locatie daadwerkelijk zullen gaan werken. “Leuk dat we moeten inpakken, maar gaan we er wel heen?” Martijn Delmeer legt uit: “Veel mensen vinden het fijn om thuis te werken. Je hebt daarentegen ook een groep die graag naar zijn werkplek gaat.” De Gier: “Het is dus goed dat er een plek is waar de werknemers van het ISSC altijd kunnen werken. En de ontwikkelingen gaan snel, er kan van alles veranderen. Daar móeten we op anticiperen.”
“Het is al met al wel de meest bijzondere verhuizing die ik ooit heb meegemaakt”, zegt Martijn Delmeer. Vivian de Gier: “We zien ook dat mensen snel en efficiënt inpakken. Normaal gesproken wordt hier vaak ruim de tijd voor genomen. Nu is het inpakken en wegwezen.”