Interview Giel Zwinkels
Nu komt het erop aan: hoe AGH ben je eigenlijk?
Faciliteitsmanager van de Faculteit der Sociale Wetenschappen (FSW) Giel Zwinkels stond met de pilots in het Pieter de la Court aan de wieg van AGH. Nu ook het Faculteitsbestuur en -bureau op de vierde verdieping hun intrede hebben genomen in de nieuwe werkomgeving, is het tijd om met de bevlogen manager terug te blikken. Twee jaar AGH aan de hand van tien thema’s.
1. Out of the box
“Vastgoed was een aantal jaar geleden op zoek naar pilotprojecten voor AGH. In het Pieter de la Courtgebouw hadden we een enorme schaarste aan werkruimte, dus we zouden er hier echt bij gebaat zijn. Eén en één was dus snel twee. Het externe bureau Marts Projecten heeft vervolgens de bouwbegeleiding gedaan. Want het idee is prachtig, maar hoe ga je het voor elkaar krijgen? We zijn gestart met een plenaire groepsbijeenkomst en hebben out of the box gedacht. Hoe ziet jouw ideale nieuwe kamer eruit? Wat moet er zeker in en wat niet? En hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze werkplekken flexibeler gebruikt kunnen worden?”
2. Tijgers
“We ontdekten al snel dat er, los van onderzoek en onderwijs, drie categorieën activiteiten te onderscheiden waren in het Pieter de la Courtgebouw. Geconcentreerd werken, overleggen, en ontmoeten. We vonden dat die drie activiteiten uit elkaar gehouden moesten worden. Want als die elkaar tegenkomen in eenzelfde ruimte, gaan ze elkaar verstoren. Vervolgens hebben we het gebruik van de verschillende activiteiten onderzocht. Hoe lang zit je nu op je geconcentreerde werkplek als je een volledige werkdag hebt? En heb je die plek écht nodig? Ook zagen we dat er verschil zit in functie. Op basis van die functies hebben we profielen gemaakt – zoals bureau- en overlegtijgers – en hebben we gekeken hoe die profielen hun werkplek gebruiken.”
3. Ruimte vrijmaken
“Voornaamste doel van dit proces was dat we de ruimte in het Pieter de la Courtgebouw beter zouden gebruiken. Meer mensen, minder vaste werkplekken en eigen bureaus. Wij hebben voor 31 vaste concentratiewerkplekken gekozen die voor 58 mensen te gebruiken zijn. En we hebben zo’n 40 flexibele plekken, waar je kunt overleggen, je mail kunt beantwoorden en samen even kunt praten. Het feit dat we minder vierkante meters zijn gaan gebruiken zorgt ervoor dat we ruimte vrij hebben gemaakt.”
4. Cadeau
“Voor die vrijgemaakt ruimte belonen we onszelf. Daarom hebben we op de eerste verdieping een schitterend living lab gebouwd dat bedoeld is voor innovatief onderwijs. De bijna honderd vierkante meter is in delen, maar ook in z’n volledigheid te gebruiken. We hebben ons daarvoor laten inspireren door andere plekken en universiteiten, maar ik durf toch wel te zeggen dat we het neusje van de zalm hebben. Zo is er een scrum wall, met daarin de nieuwste technieken. Het lab kent nog wat kinderziektes, zo is het geluid nog niet optimaal bij hybride onderwijs, maar daar wordt hard aan gewerkt.”
5. Nog een cadeautje
“Ook doen we onszelf de lekkerste koffie cadeau. Al bij de eerste sessies ontdekten we dat het allemaal niet uitmaakt hoe we precies activiteitgericht gaan huisvesten, zolang er lekkere koffie is. De eerste tien beren die je tegenkomt, worden al weggeveegd door lekkere koffie. Alles is dan ook gebouwd om dat koffiezetapparaat. Nu moet ie het nog gaan doen!”
6. 3 B’s
“Als je het over de drie pijlers van activiteitgericht huisvesten hebt, kun je drie B’s onderscheiden: brics, bytes en behaviour. Uiteraard gaat brics over je (werktuig)bouwkundige zaken, je gebouw. Bytes over ICT en je behaviour over welk gedrag er nu bij activiteitgericht huisvesten past. De eerste twee pijlers hadden we op een gegeven moment wel scherp, maar er speelden nog zoveel vraagstukken over gedrag. Covid maakte dat niet gemakkelijker. We raakten verwijderd van ons werk. We hebben ontzettend ons best gedaan met elkaar om toch aangesloten te blijven op elkaar, maar het feit dat je geen plek hebt waar je elkaar kunt ontmoeten, was gebrekkig. Er zit echter ook een andere kant aan. Iedereen dacht dat hij of zij niet zonder haar werkplek kon. Covid heeft ons geleerd dat je die vaste werkplek toch niet zo hard nodig hebt. Nu is dus het moment om te kijken met elkaar: wat doe je wanneer op kantoor, en wat doe je thuis?”
7. Het jaar 2021
“Eind vorig jaar hebben we gezegd: 2021 wordt van het jaar van AGH. Er lag al een voorlopig definitief ontwerp voor het Faculteitsbestuur en een voorlopig ontwerp voor Culturele Antropologie. Vanuit Vastgoed lag er bovendien de wens om het hele Pieter de la Court gebouw zo ingericht te hebben dat iedereen hier in een hybride werkomgeving kan werken. Daarvoor moest de wifi vervangen worden, net als de databekabeling. Streefdatum voor de nieuwe wifi was 1 september. En dat kon alleen gereed zijn als ook de AGH-verbouwing klaar was. In het voorjaar zijn de afdelingen leeggehaald. Dat ging prima, want de meeste mensen werkten nog thuis. In de zomer hebben we opgeruimd en in de zomer vond de grote verbouwing plaats. Nu begin oktober zijn we zo goed als klaar!”
8. Hoe AGH ben je?
“Afgelopen week hebben we een terugkomdag gehad en de meeste werknemers zijn enorm onder de indruk van hoe het eruit ziet. Ik moet zeggen: we hebben ook wel de meest gelikte plek van het Pieter de la Court gebouw. Over hoe we onze nieuwe omgeving gaan gebruiken, wordt met enige voorzichtigheid gedacht. We hebben er de afgelopen weken veel over gesproken. Maar uiteindelijk komt het toch op de mensen zelf neer. Hoe gemakkelijk kun je schakelen tussen activiteit en werkplek? Met andere woorden: hoe AGH ben je?”
9. Reserveer je plek
“We hebben afgesproken dat je een plek moet reserveren. Maar dat vraagt nogal wat: eigenlijk moet je van elk moment van de dag weten welke plek je nodig hebt. Nu reserveren collega’s ‘s ochtends een werkplek voor de hele dag. We laten het even, maar dat moet in de toekomst wel anders. We gaan het reserveringssysteem goed evalueren, want misschien hebben we het in de toekomst helemaal niet meer nodig, omdat er een natuurlijke flow van het wisselen van werkplekken is, waarbij we elkaar aanspreken om er zo goed mogelijk gebruik van te maken.”
10. Trots
“Veel collega’s zijn van sceptisch pessimistisch naar voorzichtig positief gegaan. Ik ben echt trots op de flexibiliteit van al mijn collega’s. Ze moesten afscheid nemen van hun boekenplanken en eigen bureaus. Ik vind het echt waanzinnig knap hoe constructief ze die knop hebben omgezet. Ik nam in het begin al mijn petje voor ze af en dat doe ik nog steeds.”