Interview Karin Guijt
‘Gun jezelf de ruimte om te experimenteren’
Al vanaf het eerste moment is Karin Guijt, hoofd P&O bij Faculteit Sociale Wetenschappen (FSW), enthousiast over het concept activiteitgericht huisvesten. Twee jaar later is ze voor het eerst aan het werk in haar nieuwe werkomgeving. Karin: “Ik ervaar het feit dat je overal kunt gaan zitten en werken, als een enorme vrijheid.”
Was je gelijk enthousiast toen je hoorde over het concept activiteitgericht huisvesten?
“Ja, maar dat kwam vooral door hoe het er hiervoor uitzag. Het doet iets met je om in een ruimte te zitten met een versleten vloerbedekking en vlekken aan de muur. Volgens mij is het heel belangrijk dat je als werkgever voor je mensen een fijne omgeving maakt. Ik dacht dan ook: het kan alleen maar beter worden. Bij sommige medewerkers leefden er voorafgaand aan het hele proces best wat zorgen: wordt het geen kantoortuin? Hoe transparant wordt het eigenlijk? Kunnen we nog wel rustig werken in een afgesloten kamer? Dat waren voor ons belangrijke aandachtspunten om mee te nemen in het ontwerp.”
‘Alles weggooien werkt heel verlichtend.’
Is er voldoende ruimte geweest voor jullie wensen?
“Zeker. Er is een gezamenlijke aftrap geweest waarbij Vastgoed en Marts Projecten ons uitlegden wat in grove lijnen de plannen waren. Ze benadrukten dat onze input daarbij zeer welkom was. Dat was een goede eerste stap. Er waren verschillende inspraakmomenten en tussendoor kregen we schetsontwerpen te zien. Ook nam er vanuit elk team een ambassadeur deel aan de werkgroep, die steeds terugkoppelde wat er was besproken. Daardoor hadden we echt het gevoel dat er naar ons werd geluisterd. Dat gaf vertrouwen voor het uiteindelijke ontwerp.”
Wat waren jullie wensen?
“Gezien de aard van ons werk, was er een grote behoefte aan overlegruimtes. En we wilden heel graag afgesloten ruimtes waarin we vertrouwelijke gesprekken konden voeren. Je kunt niet met iemand die problemen of zorgen heeft zichtbaar in de openbare ruimte een gesprek voeren. En sommige medewerkers vonden het heel belangrijk dat er plekken zouden zijn waarin je je even terug kon trekken en geconcentreerd je werk kon doen. Aan al die wensen is gehoor gegeven, daar zijn we heel blij mee.”
Jullie kijken dus terug op een geslaagd proces?
“De weg ernaartoe had wel wat hobbels. Op een gegeven moment werd ons als HR-afdeling gevraagd te verhuizen naar de vierde verdieping, terwijl het stafbureau op de derde verdieping bleef. We kwamen onze collega’s dus niet vanzelf tegen, kregen een tussentijdse verhuizing en moesten bij elkaar op de kamer werken. Daardoor was het ontvangen van gasten en geconcentreerd werken lastiger. Daarna moest de vierde verdieping leeg voor de verbouwing en moesten we weer verhuizen. Natuurlijk werkten we mee met het oog op het grotere belang; er is nu eenmaal een groot ruimtegebrek en dat vraagt van iedereen flexibiliteit. Toch riepen de verhuizingen gevoelsmatig iets op, alsof we niet belangrijk waren. Uit het zicht, uit het hart. Dat had ook te maken met de werkdruk. Eigenlijk geen tijd om in te pakken, alles uit te zoeken en weg te gooien. Het heeft ons tegelijkertijd laten ervaren hoe veel impact huisvesting heeft op het gevoel erbij te horen en contacten met niet-directe collega’s te hebben. Nu zijn we corona en een verbouwing verder en merken dat het fijn is om te kunnen kiezen voor een werkomgeving die je behoefte in het werken ondersteunt.”
‘Ga niet bij voorbaat op de rem staan.’
De afdeling ruikt nog naar de verf en de laatste hand wordt aan de inrichting gelegd. Wat zijn jouw eerste ervaringen?
“Er komen langzaamaan steeds meer mensen op kantoor. Iedereen vindt de ruimte prachtig, maar we merken dat het nog even zoeken is hoe we hem gaan gebruiken. Gaan we nu twee keer per week naar kantoor voor een teamoverleg? Hoe reserveer je een plek, en kun je je jas laten hangen in de pauze? Verder zijn er nog wat kinderziektes: de overlegruimtes hebben nog geen scherm, het inloggen op het reserveringssysteem lukt nog niet bij iedereen en we hebben een nieuwe laptop gekregen die niet op de stekkertjes past. En het koffiezetapparaat doet het nog niet! Maar dat is allemaal niet onoverkomelijk. Het is heel fijn dat Giel Zwinkels hier nu dagelijks is om alle vragen te beantwoorden.”
Hoe kijk jij naar de toekomst?
“Ik ben heel enthousiast over het concept, maar ik denk dat het voor sommige mensen aantrekkelijker is dan voor anderen. Er zijn verschillende type werknemers met verschillende behoeften. Zo’n werkplek moet werknemers voldoende bieden om grotendeels in hun comfortzone te blijven. Het is fijn dat er voor ieder wat wils is; als je alleen wilt zitten, kan dat en als je elkaar op wilt zoeken, kan dat ook. Nu moet het zich gaan uitwijzen in de praktijk. Dat vraagt iets van ons allemaal, ook van mensen die al dertig jaar gewend zijn aan een eigen kamer, of van bestuurders die nu ook een werkplek moeten reserveren. En we moeten goed nadenken welke activiteit om welke plek, of zelfs welke vorm vraagt. Misschien kan een vergadering misschien wel beter online of in een hybride vorm.”
Wat zou jij mensen willen zeggen die twijfelen over het concept activiteitgericht huisvesten?
“Van de week vroeg ik een medewerker van Culturele Antropologie hoe de nieuwe werkplek beviel en ik grapte erover hoe verlichtend het kan werken om alles weg te gooien. Daar schuilt wel een kern van waarheid in. Ik zou willen zeggen: ga het gewoon eerst ervaren, laat het op je inwerken. Doe het twee weken, kijk naar wat je tegenkomt en hoe je dat kunt oplossen. Gun jezelf de ruimte om te experimenteren en ga niet voorbaat op de rem staan.”