De dag van... Bertine Drejer
‘Duidelijke communicatie is belangrijk’
Bertine Drejer is naast afdelingshoofd Customer Relations ook projectleider Huisvesting bij het ICT Shared Service Centre (ISSC). In 2020 wordt de huisvesting van het ISSC op locatie Snellius in het Bio Science Park grondig verbouwd. Voor het zover is werkt Bertine al zo veel mogelijk volgens het nieuwe huisvestingsconcept.
“Voor ik naar mijn werk ga check ik eerst mijn agenda op mijn smartphone. Werkoverleggen zijn meestal in Snellius aan de Niels Bohrweg. Dit gebouw stond lange tijd op de nominatie om gesloopt te worden. Nu is toch besloten tot een grondige verbouwing. Voor ons is dat meteen het natuurlijke moment om te kiezen voor een nieuw activiteitengericht huisvestingsconcept. Nu zijn werkplekken vaak niet bezet, bijvoorbeeld als een vacature nog niet is opgevuld, terwijl een ander geen werkplek kan vinden. Door een andere indeling ontstaat meer ruimte en glazen wanden maken het open en licht.”
“Overleg met Monica Smits, onze senior communicatiemedewerker. We bereiden de veranderingen stap voor stap voor en maken regelmatig een interne nieuwsbrief. Duidelijke communicatie is belangrijk om misverstanden te voorkomen. Sommige medewerkers zijn bijvoorbeeld bang dat ze straks in een grote kantoortuin terecht komen. Dat is zeker niet het geval. Er komen ruimtes met maximaal acht werkplekken en we zorgen voor groene planten. We wisselen flexplekken af met stilteplekken, vergaderruimtes en enkele bureaus voor collega’s die echt een vaste plek nodig hebben. Vanwege die flexibiliteit vrezen andere medewerkers weer dat ze hun collega’s straks niet meer kunnen vinden. Met onze werkgroep huisvesting zoeken we daarvoor naar een oplossing.”
‘We wisselen flexplekken af met stilteplekken’
“Tussen twee overleggen door check ik altijd mijn e-mail. Nu heb ik daarvoor nog een vaste werkplek, in de nieuwe situatie niet meer. Toch moet er voor iedereen een flexibele werkplek beschikbaar zijn. Ik vind het een misvatting te denken dat een ‘vergadertijger’ geen plek nodig heeft. Natuurlijk wel! Je moet je kunnen voorbereiden of tussen twee overleggen door je mail kunnen lezen. Zelf kan ik me overal wel concentreren, en als het echt niet gaat kan ik altijd nog thuiswerken. We hebben nog geen thuiswerkbeleid, maar dat hoort ook zeker bij het nieuwe huisvestingsconcept.
Ik ben niet extreem netjes, maar houd mijn bureau wel opgeruimd. Het grote nadeel van flexplekken is dat ze van niemand zijn. Daarom worden ze snel vies. Ik kan er zelf niet goed tegen als ik moet werken tussen de kruimels en koffievlekken van mijn voorganger. Dat moeten we echt zien te voorkomen.”
‘Ik vind het een misvatting te denken dat een ‘vergadertijger’ geen plek nodig heeft’
“Medewerkers van het ISSC werken ook op andere locaties van de universiteit, dus ik pak vaak tussendoor de fiets. De nieuwe huisvesting is alleen bedoeld voor de ongeveer honderd ISSC-medewerkers die nu al in gebouw Snellius werken. Voordat de verbouwing klaar is gaan we vier maanden tijdelijk naar een huurpand aan de Mendelweg. Daar stappen we al zo veel mogelijk over op de nieuwe manier van werken. Er zijn ruimtes van acht tot twaalf werkplekken. Je hebt er geen vaste plek en spullen die je dagelijks nodig hebt berg je op in een ladeblok. Deze tussenstap helpt ons weer op weg naar de definitieve huisvesting. We hebben al twee opruimrondes gehad, toch blijft papierloos werken lastig. Veel dossiers zijn digitaal, maar er blijven ordners of werkspullen nodig voor dagelijks gebruik. Er zal ook altijd een voorziening nodig zijn waarin je je tas en persoonlijke spullen veilig kunt achterlaten.”
“Als ik geen overleg heb, werk ik graag ‘aan de overkant’, in de LMUY-vleugel van het Gorlaeus-gebouw. Daar hebben we een proefopstelling neergezet voor de nieuwe situatie, met acht werkplekken en tijdelijke lockers. Deze zijn nu nog te klein en te laag. In de definitieve huisvesting komen grotere lockers die we hoger plaatsen.
Na de verbouwing in Snellius zijn er geen vaste telefoons of computers meer. Iedereen krijgt vanaf februari een laptop en een mobiele telefoon. Op de bureaus komen wel docking stations en standaard twee monitoren, omdat veel van onze medewerkers die voor hun werk nodig hebben. We leren nu al van de proefopstelling in LMUY dat er voldoende aansluitpunten moeten komen voor het opladen van al deze elektronica. Hoewel we nu al kunnen oefenen, zullen veel aspecten zich gaandeweg uitkristalliseren. Dat lossen we tegen die tijd wel weer op.”
