De dag van... Karin Horsman
‘Hoe flexibel willen we zijn?’
Bij het Bestuursbureau leeft de wens voor het opknappen van de gang en voor een mobielere manier van werken al langer. Directeur Strategie en Academische Zaken Karin Horsman: “De pilot activiteitgericht huisvesten komt op het juiste moment.”
Het Bestuursbureau zit in de Oude UB op het Rapenburg. Een prachtig monumentaal pand, maar gedateerd. “We werken hier met ongeveer 25 medewerkers in aparte, kleine kamers die aan een lange smalle gang liggen. In die gang zijn er beschadigingen aan de muur, de verf bladdert, er hangen tl-lampen. We lopen veel bij elkaar binnen. Dat is inherent aan het werk dat we doen. We hebben natuurlijk onze eigen individuele taken, maar we hebben elkaar hard nodig om de universiteit en het college goed te kunnen ondersteunen. We zouden nog makkelijker bij elkaar binnenlopen als de gang opener, ruimer en lichter wordt. Voor ons een belangrijke reden om mee te doen aan de pilot.”
‘We merken dat ons werk en deze tijd om een flexibelere manier van werken vraagt’
Karin is de hele dag in overleg: met haar mededirecteuren, het College van Bestuur, collega’s van faculteiten en diensten, beleidsmedewerkers. “Met die laatste spreek ik vaak af op mijn eigen werkkamer. We hebben nu nog veel vaste, eigen werkkamers en flexplekken. Maar daar komt waarschijnlijk verandering in. In ons ontwerp hebben we wel een aantal vaste werkplekken opgenomen, maar die zullen we in de toekomst meer gaan delen met anderen. Het is toch zonde dat als ik hier maar een halve dag ben mijn bureau niet ’s middags door iemand anders wordt gebruikt?”
Het Bestuursbureau hanteert een open-deurenbeleid, maar als Karin geconcentreerd moet werken gaat de deur dicht. Daar hebben volgens Karin andere collega’s ook behoefte aan. “Daarom hebben we in het eerste schetsontwerp werkplekken opgenomen waar je in stilte, gefocust kunt werken. Er klonk een zucht van verlichting toen de Vastgoedafdeling vertelde dat het geen kantoortuin zou worden. Daarnaast merken we dat ons werk en deze tijd om een flexibelere manier van werken vraagt. Daarom zijn we ook zo blij met het aanbod van de laptops en de mobiele telefoons. En we hebben de wens uitgesproken voor een of meerdere schermen bij een bureau, zodat je overal gemakkelijk je laptop kunt aansluiten.”
Een kort overleg met collega’s over de pilot. Na de zomer is het Bestuursbureau het traject gestart en er ligt nu een voorlopig schetsontwerp, voornamelijk voor de gang. Dat ontwerp is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: eigen plekken om geconcentreerd te werken en die beschikbaar zijn voor anderen als we er niet zijn, overlegplekken voor één op één-overleg of een groter gezelschap en apparatuur om mobieler te zijn. “Na een laatste bijeenkomst met de afdeling Vastgoed hebben we ons schetsontwerp nog eens goed bekeken. Vraag die daaruit voortkwam: hoe flex willen we zijn? Willen we een eigen bureau, of is helemaal flexibel ook prima? En hoe kun je goede afspraken maken over het delen van een bureau? Zet je een kaartje neer, of maak je gebruik van een digitaal systeem? Er is bijvoorbeeld een app beschikbaar. Heel handig, maar hoe zorg je ervoor dat iedereen daar ook gebruik van maakt wanneer hij of zij zijn plek verlaat? We weten het nog niet helemaal: we zijn momenteel echt in beweging.”
‘We zijn echt in beweging’
Naar huis, beleidsstukken in de dossiertas. “In de toekomst heb ik wellicht een eigen plank in een vaste kast en daarnaast een verrijdbare opbergkast: de Mikomax.” Vaak komt er nog even een collega bij Karin binnenlopen. “In de toekomst weten we elkaar hopelijk nog makkelijker te vinden. Op de HRM-afdeling in dit gebouw is de gang al verbouwd. Mooi, maar wat ons betreft mag het nog ruimtelijker en opener. We gaan voor de wow-factor! Maar het belangrijkste vinden we dat iedereen met plezier naar zijn werk gaat. Daar helpt een frisse, lichte werkomgeving met mooie duurzame materialen zeker bij. Hopelijk gaan we voor de zomer van start met de verbouwing. We zijn heel benieuwd!”
